Eine offene Stelle taucht in keiner Rechnung auf. Es gibt kein Gehalt, keine Lohnnebenkosten, keinen Arbeitsplatz, der Geld kostet. Auf den ersten Blick spart das Unternehmen sogar.
Der Blick in die Auftragsbücher zeigt oft etwas anderes.
Dieser Beitrag zeigt, wie sich die Kosten einer Vakanz greifbar machen lassen und warum jede Woche zählt.
Warum Vakanzkosten so oft unterschätzt werden
Vakanzkosten oder Opportunitätskosten sind verdeckte kalkulatorische Kosten. Sie stehen nicht als Posten in der Buchhaltung. Sie zeigen sich an anderer Stelle: in Überstunden, verschobenen Projekten und Aufträgen, die nicht angenommen werden.
Dazu kommt ein Gewöhnungseffekt. In den ersten Wochen fängt das Team die Lücke auf. Irgendwann gilt der Engpass als normal. Die Suche läuft nebenbei weiter, ohne festen Termin für die Besetzung.
Gerade bei Schlüsselpositionen ist das teuer. Ein fehlender Bauleiter, Produktionsleiter oder technischer Einkäufer bremst nicht nur seine eigene Arbeit. Er bremst die Arbeit aller, die von seinen Entscheidungen abhängen.
Die fünf Kostenblöcke einer offenen Stelle
Wer die Kosten einer Vakanz ehrlich betrachtet, kommt auf fünf Blöcke:
- Entgangene Wertschöpfung: Leistung, die ohne die Person nicht erbracht wird. Im Zweifel abgelehnte oder verschobene Aufträge.
- Mehrarbeit im Team: Überstunden, Zuschläge und Vertretungen, die Kollegen leisten.
- Führungszeit: Geschäftsführung und Führungskräfte springen operativ ein und fehlen bei ihren eigenen Aufgaben.
- Suchkosten: Anzeigen, Portale, interne Arbeitszeit für Sichtung, Gespräche und Abstimmung.
- Folgekosten: Fehler unter Zeitdruck, unzufriedene Kunden und Kündigungen im überlasteten Team.
Die ersten drei Blöcke wachsen mit jedem Tag der Vakanz. Genau deshalb ist die Dauer der Suche der größte Hebel.
So lassen sich die Kosten berechnen
Eine exakte Zahl gibt es nicht. Eine belastbare Größenordnung reicht für eine gute Entscheidung. Ein einfacher Rechenweg:
Schritt 1: Wertschöpfung pro Tag. Jahresumsatz geteilt durch die Zahl der Mitarbeiter ergibt den Umsatz je Mitarbeiter. Geteilt durch rund 220 Arbeitstage ergibt sich ein Tageswert.
Schritt 2: Anteil, der wirklich fehlt. Nicht jede Leistung geht verloren. Einen Teil fängt das Team auf. Realistisch ist ein Anteil zwischen einem Viertel und der Hälfte, bei Schlüsselpositionen oft mehr.
Schritt 3: Mehrarbeit und Führungszeit. Überstunden der Kollegen und die Stunden der Führungskräfte mit ihrem Stundensatz bewerten.
Schritt 4: Mit der Dauer der Vakanz multiplizieren. Hier zeigt sich, was jede zusätzliche Woche kostet.
Eine Beispielrechnung
Die folgenden Werte sind angenommen und dienen nur zur Veranschaulichung. Ein Industriebetrieb mit 80 Mitarbeitern macht 12 Millionen Euro Umsatz. Gesucht wird ein Fertigungsleiter. Die Stelle ist seit drei Monaten offen, das sind rund 65 Arbeitstage.
- Umsatz je Mitarbeiter: 150.000 Euro im Jahr, rund 680 Euro pro Arbeitstag
- Davon fehlt die Hälfte: rund 340 Euro pro Tag, für 65 Tage rund 22.000 Euro
- Mehrarbeit: drei Kollegen mit je 4 Überstunden pro Woche, 13 Wochen, 45 Euro pro Stunde, rund 7.000 Euro
- Führungszeit: 3 Stunden pro Woche, 13 Wochen, 80 Euro pro Stunde, rund 3.100 Euro
Zusammen sind das gut 32.000 Euro in drei Monaten, ohne Suchkosten und ohne Folgekosten. Mit den eigenen Zahlen sieht das Ergebnis anders aus.
Die Größenordnung überrascht trotzdem fast jeden Geschäftsführer, der die Rechnung zum ersten Mal macht.
Warnsignale: Wann gehandelt werden sollte
Spätestens bei diesen Anzeichen kostet Abwarten mehr als Handeln:
- Die Stelle ist länger als sechs Wochen offen, ohne einen passenden Kandidaten im Prozess.
- Aufträge werden verschoben, abgelehnt oder nur noch mit Verzug angenommen.
- Die Überstunden im Team steigen seit Wochen.
- Die Geschäftsführung übernimmt selbst operative Aufgaben der offenen Stelle.
- Die Anzeige wurde schon mehrfach angepasst und neu geschaltet.
Wer zwei oder mehr Punkte wiedererkennt, sollte die Suche neu aufsetzen statt sie weiterlaufen zu lassen.
Drei Denkfehler, die Vakanzen verlängern
„Wir warten auf den perfekten Kandidaten.“ Wer auf eine Person wartet, die jede Anforderung erfüllt, wartet oft Monate. Ein klares Profil mit wenigen echten Muss-Kriterien bringt schneller passende Kandidaten in den Prozess.
„Externe Unterstützung ist zu teuer.“ Diese Rechnung vergleicht das Honorar mit null. Der richtige Vergleich ist das Honorar gegen die Kosten der Vakanz und die Kosten der eigenen Suche und Vorauswahl. Nach wenigen Monaten liegt die offene Stelle oft deutlich darüber.
„Das Team schafft das schon.“ Kurzfristig stimmt das. Auf Dauer steigt die Belastung, die Fehlerquote wächst und gute Leute schauen sich selbst nach Alternativen um. Aus einer offenen Stelle werden dann zwei.
Was eine kürzere Suche wert ist
Die Rechnung lässt sich auch umdrehen. Jeder Tag, um den die Vakanz kürzer wird, spart den Tageswert aus dem Beispiel. Bei einer Besetzung in sechs Wochen statt in vier Monaten sind das schnell mehrere zehntausend Euro.
Bei Personalberatung Schmidt liegt die durchschnittliche Besetzungsdauer bei 42 Tagen, gerechnet von der Stellenanzeige bis zur Vertragsunterschrift. Ein Beispiel: Bei CubeConcept war die Stelle eines Bauleiters im Modulbau über vier Monate offen. Personalberatung Schmidt hat sie in 32 Tagen besetzt.
Dazu kommt die interne Zeit. Kunden sparen im Schnitt 87 Stunden Arbeitszeit pro Monat (Auswertung der letzten 12 Monate), weil Suche, Ansprache und Vorauswahl übernommen werden.
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Häufige Fragen (FAQ)
Wie berechnet man die Kosten einer unbesetzten Stelle?
Ein einfacher Weg: Umsatz je Mitarbeiter durch die Arbeitstage teilen, mit dem Anteil der Leistung multiplizieren, der tatsächlich fehlt, und mit der Dauer der Vakanz malnehmen. Dazu kommen Mehrarbeit im Team, Führungszeit und Suchkosten.
Welche Kosten werden am häufigsten vergessen?
Die Zeit der Führungskräfte und die Folgekosten. Wer als Geschäftsführer operativ einspringt, fehlt bei Vertrieb, Planung und Führung. Ein überlastetes Team erhöht außerdem das Risiko weiterer Kündigungen.
Ab wann lohnt sich externe Unterstützung?
Sobald die Kosten der Vakanz höher liegen als die Kosten einer professionellen Suche. Bei Schlüsselpositionen ist das oft schon nach wenigen Wochen der Fall. Eine kurze Rechnung mit den eigenen Zahlen schafft hier schnell Klarheit.
Dieser Inhalt ist in Zusammenarbeit zwischen KI und Mensch entstanden.